Un solo informe de Power BI, pero cada vendedor ve únicamente sus ventas y cada gestor solo su región. No es magia ni son copias del archivo — es Row-Level Security (RLS), el mecanismo que filtra los datos por usuario dentro del mismo informe.
El problema que resuelve
Sin RLS, compartir un informe significa mostrar todo a todos — o mantener a mano decenas de versiones filtradas, una por equipo o región. Es inseguro, laborioso y se desactualiza. RLS resuelve esto en un único informe que se adapta a quien lo abre.
Cómo funciona, en dos piezas
- Roles: defines un rol con una regla de filtro escrita en DAX, por ejemplo
[Region] = "Norte". - Asignación de usuarios: asocias las personas a los roles; al abrir el informe, cada una ve solo las filas que su regla permite.
Estático vs dinámico
En el RLS estático, creas un rol por grupo (Norte, Sur, Centro) — simple, pero escala mal con muchas divisiones. En el RLS dinámico, usas la función USERPRINCIPALNAME() para filtrar por el email del usuario autenticado, cruzando con una tabla que liga a cada usuario con sus datos. Un solo rol sirve a toda la organización.
Cuidados que evitan sorpresas
Prueba siempre con "Ver como rol" antes de publicar; confirma que las relaciones del modelo propagan el filtro en la dirección correcta; y recuerda que quien tiene permiso de administración en el workspace puede saltarse el RLS. La seguridad de datos empieza en el modelo, no solo en el informe.
En la práctica
Si ya mantienes varias copias del mismo informe solo para mostrar datos distintos a personas distintas, RLS te ahorrará ese trabajo y reducirá el riesgo. Un informe, muchos públicos, cada uno viendo solo lo que debe. ¿Cuántas versiones manuales podrías eliminar con RLS?
