Cómo crear un asistente de búsqueda documental en Microsoft Copilot

Este tutorial muestra cómo crear un asistente de búsqueda documental en Microsoft Copilot que busque en archivos internos, responda a preguntas en lenguaje natural y devuelva citas y enlaces de referencia —útil para equipos que necesitan respuestas rápidas y verificables sin buscar manualmente entre los archivos.

Requisitos previos

• Cuenta Microsoft con permisos para Microsoft Copilot y Copilot Studio
• Conjunto de documentos almacenados accesibles (OneDrive, SharePoint, o fuente compatible)
• Conocimientos básicos de prompt engineering y de flujo lógico
• Navegador moderno y acceso a claves de API o integraciones, si es necesario

Paso 1: Definir el objetivo y el alcance de la búsqueda documental

Antes de configurar, describe claramente qué debe responder el asistente: tipos de documentos (políticas, manuales, contratos), formato de la respuesta (resumen + citas) y límites de confidencialidad. Esto evita respuestas vagas y ayuda a crear prompts precisos.

Paso 2: Preparar e indexar los documentos

Organiza los archivos en una ubicación compatible (p. ej.: SharePoint). Si es necesario, convierte PDFs a texto y asegúrate de metadatos útiles (fecha, autor, título). En Copilot Studio o en la integración que uses, crea una fuente de datos que indexe esos archivos para búsqueda semántica.

Paso 3: Crear un agente en Copilot Studio

En Copilot Studio, crea un nuevo agente y vincula la fuente de datos que contiene los documentos. Define las capacidades del agente: búsqueda semántica, extracción de citas y limitaciones de seguridad.

// Exemplo conceptual de ligação (pseudocódigo de configuração)
agentConfig = {
  name: "AssistentePesquisaDocumental",
  dataSources: ["SharePoint:DocsEquipe"],
  features: ["semanticSearch", "sourceAttribution"],
  maxContextTokens: 1500
}
createAgent(agentConfig)

Paso 4: Escribir prompts y modelos de respuesta

Crea un prompt principal que instruya al modelo a buscar, resumir y citar fuentes. Incluye instrucciones para formatear la respuesta: breve resumen, puntos clave y lista de referencias con títulos y enlaces.

System: "És um assistente de pesquisa documental. Procura nas fontes fornecidas e responde em 3 secções: 1) Resumo curto (2-3 linhas). 2) Pormenores relevantes (bullet points). 3) Referências (título, autor, ano, ligação). Se não encontrares informação, indica isso e sugere termos de pesquisa alternativos."

User (template): "Pergunta: {user_question}\nLimite de fontes: 3\nFormato: resumo + bullets + referências"

Paso 5: Configurar la extracción de citas y la verificación de fuentes

Activa la funcionalidad de atribución de origen (source attribution) en el agente para que cada afirmación importante incluya una referencia. Define un umbral de confianza: si la respuesta se genera sin evidencia suficiente, el agente debe indicar incertidumbre.

Paso 6: Probar con ejemplos reales y ajustar prompts

Prueba el agente con preguntas típicas y analiza las respuestas: precisión, utilidad de las citas y concisión. Ajusta el prompt para reducir hallucinations y para forzar la inclusión de extractos citados cuando sea necesario.

// Exemplos de teste
Pergunta: "Quais os passos para solicitar licença parental segundo a política interna?"
Pergunta: "Onde está o procedimento de escalonamento para incidentes de segurança?"

Paso 7: Integrar el asistente en el flujo de trabajo

Decide cómo los usuarios acceden al asistente: chat en Teams, widget en SharePoint, o interfaz web. Configura permisos para garantizar que solo los usuarios autorizados vean documentos sensibles.

Verificar el resultado

Haz preguntas de validación y confirma que las respuestas incluyan: un resumen correcto, bullets con hechos relevantes y referencias con títulos y enlaces. Verifica muestras donde la respuesta debería decir "sin evidencia" —eso indica que el mecanismo de verificación está funcionando.

Conclusión

Después de validar, implementa el asistente para un grupo piloto y recopila feedback para mejorar prompts, relevancia de la búsqueda y seguridad. Paso siguiente: automatizar la actualización del índice de documentos y añadir controles de versión. Consejo: comienza con reglas sencillas de atribución de fuentes y solo después añade lógica más compleja para reconciliar respuestas contradictorias.