Power Automate: automatizar aprobaciones con flujos de trabajo estructurados

Los procesos de aprobación son uno de los casos de uso más impactantes de Power Automate. Sustituyen los emails manuales por flujos estructurados con trazabilidad, recordatorios automáticos e integración nativa con Teams y SharePoint.

Flujo de aprobación básico

Trigger: SharePoint → "When an item is created"
  (Lista: Solicitudes_de_Aprobacion)

Action 1: Start and wait for an approval
  Type: Approve/Reject - First to respond
  Title: "Aprobación: @{triggerOutputs()?['body/Title']}"
  Assigned to: [email del aprobador]
  Details: @{triggerOutputs()?['body/Descripcion']}

Condition: Outcome is equal to "Approve"
  If yes:
    Action 2: Update SharePoint item → Estado = "Aprobado"
    Action 3: Send email → solicitante notificado
  If no:
    Action 4: Update SharePoint item → Estado = "Rechazado"
    Action 5: Send email → motivo de rechazo

Aprobación secuencial multinivel

// Nivel 1 — Aprobación por el responsable directo
Start and wait for approval (Responsable)
→ Si aprobado:
  // Nivel 2 — Aprobación por el director (solo si importe > 5000€)
  Condition: @{triggerOutputs()?['body/Importe']} > 5000
    If yes: Start and wait for approval (Director)
    If no:  Avanzar directamente a aprobado

Notificación adaptativa en Teams

// Post adaptive card in a chat or channel
{
  "type": "AdaptiveCard",
  "body": [
    {"type": "TextBlock", "text": "Solicitud de aprobación", "weight": "Bolder"},
    {"type": "FactSet", "facts": [
      {"title": "Solicitante", "value": "@{triggerOutputs()?['body/Solicitante']}"},
      {"title": "Importe",     "value": "@{triggerOutputs()?['body/Importe']}€"}
    ]}
  ],
  "actions": [
    {"type": "Action.OpenUrl", "title": "Ver solicitud", "url": "@{triggerOutputs()?['body/Link']}" }
  ]
}

Timeout y escalado automático

// Definir un plazo en la aprobación:
Request expires: 72 hours

// Tras el timeout → acción de escalado:
Send email to: direccion@empresa.com
Subject: "PENDIENTE: Aprobación sin respuesta desde hace 72h"

Conclusión

Los flujos de aprobación de Power Automate transforman procesos manuales en workflows auditables y trazables. Con integración nativa en Teams y SharePoint, la adopción es alta y la implementación no requiere infraestructura adicional.