Power Automate: automatizar aprovações com fluxos de trabalho estruturados

Os processos de aprovação são um dos casos de uso mais impactantes do Power Automate. Substituem emails manuais por fluxos estruturados com rastreabilidade, reminders automáticos e integração nativa com Teams e SharePoint.

Fluxo de aprovação básico

Trigger: SharePoint → "Quando um item é criado"
  (Lista: Pedidos_de_Aprovação)

Action 1: Start and wait for an approval
  Type: Approve/Reject - First to respond
  Title: "Aprovação: @{triggerOutputs()?['body/Title']}"
  Assigned to: [email do aprovador]
  Details: @{triggerOutputs()?['body/Descricao']}

Condition: Outcome is equal to "Approve"
  If yes:
    Action 2: Update SharePoint item → Estado = "Aprovado"
    Action 3: Send email → Solicitante notificado
  If no:
    Action 4: Update SharePoint item → Estado = "Rejeitado"
    Action 5: Send email → Motivo de rejeição

Aprovação sequencial multi-nível

// Nível 1 — Aprovação pelo gestor directo
Start and wait for approval (Gestor)
→ Se aprovado:
  // Nível 2 — Aprovação pelo director (só se valor > 5000€)
  Condition: @{triggerOutputs()?['body/Valor']} > 5000
    If yes: Start and wait for approval (Director)
    If no:  Avançar directamente para aprovado

Notificação adaptativa no Teams

// Post adaptive card in a chat or channel
{
  "type": "AdaptiveCard",
  "body": [
    {"type": "TextBlock", "text": "Pedido de aprovação", "weight": "Bolder"},
    {"type": "FactSet", "facts": [
      {"title": "Solicitante", "value": "@{triggerOutputs()?['body/Solicitante']}"},
      {"title": "Valor",       "value": "@{triggerOutputs()?['body/Valor']}€"}
    ]}
  ],
  "actions": [
    {"type": "Action.OpenUrl", "title": "Ver pedido", "url": "@{triggerOutputs()?['body/'{Link}']}" }
  ]
}

Timeout e escalação automática

// Definir prazo na aprovação:
Request expires: 72 hours

// Após timeout → acção de escalação:
Send email to: gerência@empresa.pt
Subject: "PENDENTE: Aprovação sem resposta há 72h"

Conclusão

Os fluxos de aprovação do Power Automate transformam processos manuais em workflows auditáveis e rastreáveis. Com integração nativa em Teams e SharePoint, a adopção é alta e a implementação não requer infraestrutura adicional.