Como arquivar automaticamente e‑mails com etiqueta no Power Automate

Este tutorial mostra como arquivar automaticamente e‑mails que tenham uma etiqueta específica no Power Automate, guardando o conteúdo e os anexos numa biblioteca SharePoint e registando metadados úteis. É útil para organizar correspondência, cumprir políticas de retenção e automatizar tarefas de auditoria.

Pré‑requisitos

• Conta Microsoft 365 com acesso a Outlook/Exchange e SharePoint.
• Permissões para criar fluxos no Power Automate e escrever numa biblioteca SharePoint.
• Uma biblioteca SharePoint com colunas para From, Subject, Received.

Passo 1: Criar um novo fluxo automatizado

Abra o Power Automate e crie um "Automated cloud flow" com o trigger When a new email arrives (V3) do conector Outlook. Este trigger permite reagir a e‑mails assim que chegam à caixa de entrada.

Trigger: When a new email arrives (V3)
  Folder: Inbox
  Include Attachments: Yes
  Only with Attachments: No

Passo 2: Filtrar por etiqueta (categoria) no e‑mail

Nem sempre o trigger tem filtragem por categoria, por isso usamos uma condição para verificar se o e‑mail contém a etiqueta desejada (por exemplo, "Arquivar"). A propriedade que contém categorias é Categories.

Condition:
  @contains(triggerOutputs()?['body/Categories'], 'Arquivar')

Passo 3: Preparar metadados do ficheiro

Quando o e‑mail corresponder à condição, criamos variáveis com os metadados para guardar na biblioteca SharePoint. Isto facilita a classificação e a pesquisa posteriormente.

Initialize variable 'EmailFrom' (String) = triggerOutputs()?['body/from']
Initialize variable 'EmailSubject' (String) = triggerOutputs()?['body/subject']
Initialize variable 'EmailReceived' (String) = triggerOutputs()?['body/receivedDateTime']

Passo 4: Guardar o corpo do e‑mail como ficheiro .eml ou .html

Escolha o formato que preferir. Para compatibilidade com leitores de e‑mail, pode guardar como .eml; para visualização web, use .html. Utilize a ação Create file do conector SharePoint para criar o ficheiro principal na biblioteca.

Action: Create file (SharePoint)
  Site Address: 
  Folder Path: /Archive/Emails
  File Name: @{formatDateTime(utcNow(),'yyyyMMdd_HHmmss')}_@{replace(triggerOutputs()?['body/subject'], '/', '-')}.eml
  File Content: triggerOutputs()?['body']  // ou corpo em HTML: triggerOutputs()?['body/bodyPreview']

Passo 5: Guardar anexos, se existirem

Se o e‑mail tiver anexos, percorra a coleção Attachments e crie ficheiros separados na mesma pasta. Use a ação Apply to each com Attachments.

Apply to each attachment in triggerOutputs()?['body/Attachments']
  Create file (SharePoint)
    File Name: @{items('Current')?['Name']}
    File Content: @{items('Current')?['ContentBytes']}

Passo 6: Atualizar metadados do ficheiro principal

Depois de criar o ficheiro do e‑mail, actualize as colunas da biblioteca com os metadados (From, Subject, Received). Pode usar a ação Update file properties apontando para o ID do ficheiro criado.

Get file metadata using path (SharePoint)
  Path: /Archive/Emails/filename.eml
Update file properties (SharePoint)
  ID: @{body('Get_file_metadata_using_path')?['UniqueId']}
  From: @{variables('EmailFrom')}
  Subject: @{variables('EmailSubject')}
  Received: @{variables('EmailReceived')}

Passo 7: Tratar exceções e evitar duplicados

Implemente um controlo simples: procurar na biblioteca por ficheiros com o mesmo Message‑ID (se disponível) ou mesmo Subject+Received. Se já existir, pode optar por actualizar ou saltar. Use a ação Get files (properties only) com um filtro OData.

Get files (properties only) Filter Query:
  Subject eq '@{replace(triggerOutputs()?['body/subject'], "'", "''")}' and Received eq '@{variables('EmailReceived')}'
Condition: length(body('Get_files')?['value']) is greater than 0 -> skip or update

Verificar o resultado

Para confirmar que o fluxo funciona, envie um e‑mail de teste com a categoria "Arquivar" e, se aplicável, anexos. Verifique a biblioteca SharePoint: deverá existir um ficheiro .eml ou .html com o assunto, metadados preenchidos e os anexos guardados como ficheiros separados. Se não aparecerem, consulte o histórico de execuções do fluxo no Power Automate para identificar erros (permissões, nomes de ficheiro inválidos ou limites de tamanho).

Conclusão

Com este fluxo no Power Automate pode arquivar automaticamente e‑mails etiquetados, mantendo metadados e anexos organizados em SharePoint — útil para conformidade e eficiência. Próximos passos: acrescentar indexação automática, ligar a um processo de retenção, ou enviar notificações quando forem arquivados. Dica: teste sempre com vários formatos de anexos e subject para evitar erros com caracteres inválidos.